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Monday, April 22, 2024
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精簡業務流程 數碼轉型的企業嚮導

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企業數碼轉型是大勢所趨,雖然新冠疫情加速了數碼轉型的步伐,但仍有許多企業不知如何入手。

WCL Solution 是一間 IT 解决方案供應商,提供一站式解決方案,幫助客戶數碼轉型,將基於紙本的營運環境做到無紙化,將實體文件轉為電子檔案。同時亦會利用企業內容管理系統(ECM)來標準化和精簡客戶公司的業務流程,令客戶能更全面管理和利用自己的企業信息。

「自 1970 年代起,『香港製造』成為國際認可的品牌。到了現在,為什麼沒有一間世界領先的解決方案供應商來自香港,又為什麼領先市場的產品都來自於其他地區?我們希望有天能將香港品牌帶到國際市場。」總經理 Henry Poon 說。

為了實現這個願景,WCL Solution 將客戶需求置於首位,針對客戶商業目標,提供最合適的解決方案及長遠發展計劃。「我們會了解客戶業務上的真正需要,而非單單停留在項目層面去做每一件事。除了提高客戶的成本效益外,亦能降低營運風險,確保符合各種法規要求。」

詳細計劃下的數碼轉型旅程

科技日新月異,世界每刻都發生變化。人們尋找更人性化的服務,企業亦要為此投資更多資源及時間,與時並進。數碼轉型已成企業當務之急,但要成功達到預期目標並不容易,有些公司轉型後甚至較先前運作得更困難,而 IT 解决方案供應商絕對要負上一定責任。

「部分供應商只想將預設產品賣給客戶,而忽略了客戶的真正需求。數碼轉型絕對需要一個詳細計劃,用於改善各種實體業務的運作及效益。這是一個旅程,而不是單一事件。除了商業目標外,它應該由人的偏好及需要為主導,配合技術、知識,以及不同方案組合才能成功達到預期目標。」

企業在計劃數碼轉型時,必然遇上重重困難。這不單止因為他們不熟悉系統程式等工具,更因為缺乏指導及經驗。有別於常見的產品及服務銷售商,WCL Solution一直扮演着顧問的角色。「我們的角色是企業的嚮導,針對企業狀況制定最合適的方案,以達到客戶的商業目標。我們很有信心可以做好這一個角色。」

工作間實行無紙化

現時很多公司已採用企業資源計劃(ERP)、客戶關係管理(CRM),或其他管理系統去管理公司數據,然而公司大部分日常運作仍然離不開紙本文件。同事往往需要利用額外的時間,尋找相關文件去核實資料的可信性和真實性。

WCL Solution 提供光學字元辨識(OCR)技術,協助企業將實體文件轉為電子檔案,於工作間實行無紙化。文件數字化後易於搜索,節省儲存空間;資料輸入自動化後亦有效節省員工時間,員工可專注於其他高增值工作。

Henry 表示市場上要求只會越來越高, WCL Solution 做事一定要精簡、準確、快速、優秀。「 譬如提供解決方案時,要準確知道我們客戶的商業需求,快速配合及回應客戶,精簡演繹複雜事情,讓客戶容易理解。最重要是我們要提供優秀方案,幫客戶多想幾步,達到目標。」

為大學制定 7 年數碼轉型路線

WCL Solution 曾為一間大學提供數碼轉型計劃。該大學位列 2021 年世界大學排名 50 名內,他們意識到傳統紙本模式已無法適應數碼轉型的趨勢。

大學內部依賴電子郵件作為傳送附件及協作的工具,帶來丟失重要文件和洩露數據的風險。電郵間各類請求處理、批准和確認等程序既不透明且難以審查。加上各用戶部門使用不同的數據平台,大學難以管理和控制數據的完整性,必須花費大量精力和資源來執行他們的備份政策,以滿足合規要求。

WCL Solution 以豐富經驗和專業知識,幫助大學制定 7 年的數碼轉型路線圖,根據工作的優先次序和資源劃分不同的轉型階段。另外,WCL Solution 與客戶各部門緊密溝通,收集他們的要求,並根據其內部信息安全指引執行程序。「我們和大學 IT 團隊合作,整合他們當前的應用程序和市場上的創新技術,盡量提高投資回報及增強用戶體驗。我們建立了一個集成的內容服務平台,幫助大學管理不同部門的應用程序、數據庫和服務器。同時,我們引入合適的工具集,包括 RPA、OCR 技術,自動數據庫同步和自動化工作流,以實現數碼轉型計劃和信息治理目標。」

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