每年於香港舉辦的活動數之不盡，要脫穎而出實屬難事。但較早前的發呆大賽，卻成功引起不少關注及討論。是次筆者邀得協辦發呆比賽的Tobe Concepts Limited業務總監Vince和首席設計總監Mike，為大家分享籌備大型活動背後的點滴。
Vince與Mike於2010年創立了這間提供活動策劃、設計與製作及市場推廣的一站式服務公司，八年間，公司已於業界打響名堂，憑著以客為本的高質素服務，吸引到鴻福堂、建造業議會等大型機構的青睞。
一條龍活動策劃 從頭到尾一手包辦
Tobe Concepts以創新的想法為基石，根據顧客的期望，由初始的構思﹑設計和製作﹑線上線下的宣傳推廣，到活動的管理和策劃﹑制定後備方案，以至事後的收拾工作和成效評估，都由他們一手包辦，遂能創造出令客戶滿意的作品。
旺季時分，每個項目從事前構思到後期宣傳，可能只有短短一個月去籌辦，但由於Tobe Concepts擁有一條龍產業鏈，所有溝通在團隊內部完成而不涉及外判商，大大減低時間成本，同時避免出錯或遺漏的機會。「很多時候我們都會親身到現場跟進工作進度，即使時間再緊逼，也要確保項目可如期舉行。我們秉持，在紙上訂好的計劃，就是最終成果，有時甚至做出超越客戶想像的好成績。」
以誠為本 力求完美
活動策劃的工作忙碌，欠缺休息時間已是常事。但二人依然樂此不疲，滿腔熱忱：「大年初一，大家都去了拜年飲茶，我們還在通宵達旦地工作，24小時在線解決各樣問題，辛苦是少不免；但重重挑戰和變化所帶來的新鮮感，正是行業的吸引之處。每個項目和客戶的要求都不同，需要我們一直『諗計度橋』，以創新打造獨特性。加上現時盛行AR﹑VR等新科技元素，創意發揮空間變得更大。每次達到客戶要求，成功製造迴響和互動，我們就覺得滿足和『過癮』。」
Mike坦然，計劃書更改十多遍這種事經常發生，顧客也未必能接受新想法，但他們的職責就是以熱誠和耐性與顧客溝通，了解活動的目的，並在預算內盡可能滿足要求。此外，團隊也要協助顧客落實天馬行空的想法，解釋當中的可行性，為他們處理所有申請文件和工序，有難度也有成功感。「你看我們的員工都很開朗，有很高的抗壓能力，而且不怕發問和失敗。」
背後心血不可小覷
談及他們印象較深刻的項目，Vince馬上指出由Tobe Concepts協辦、源自韓國的發呆大賽。「整個項目要在兩個月內完成，我們包攬預訂場地﹑設計和製作﹑宣傳拍攝和線上推廣等工作。同時，我們需要與韓國方面緊密聯繫，既要遵守相關守則和主題，又要注入香港獨特元素，帶出背後關注情緒病的信息。時間緊湊卻要處理大量工作和細節，是個很大的挑戰。」
Mike則難忘數月前在機場舉辦的相片展覽。該項目由天文台、機場與Tobe Concepts聯手合作，需要在機場內一整條走廊營造震撼的天文現象畫面。「難處在設計大型相架時，由於該通道是一條斜路，為了安全考量，我們需要不斷計算尺寸和物料重量，另在物料運用上也面對場地本身的限制。最後我們決定把相片印在鋼化玻璃上，善用弧形和開揚的窗口位置。我們在一星期內完成佈置，打造出安全而壯觀的相片迴廊，獲得非常不俗的反應。」
目前主要負責接項目的Vince和主力在內部監督一切設計工作的Mike都對公司未來的發展滿眼期待：「我們享受幫別人從無到有地實踐意念，而屬於我們自己的夢想，就是Tobe Concepts，我們會努力實現它。」
