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Sunday, March 3, 2024
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一站式活動策劃 實現客戶想法 - 專訪Tobe Concepts Limited業務總監Vince Chan及首席設計創意總監Mike Poon

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每年於香港舉辦的活動數之不盡,要脫穎而出實屬難事。但較早前的發呆大賽,卻成功引起不少關注及討論。是次筆者邀得協辦發呆比賽的Tobe Concepts Limited業務總監Vince和首席設計總監Mike,為大家分享籌備大型活動背後的點滴。

Vince與Mike於2010年創立了這間提供活動策劃、設計與製作及市場推廣的一站式服務公司,八年間,公司已於業界打響名堂,憑著以客為本的高質素服務,吸引到鴻福堂、建造業議會等大型機構的青睞。

一條龍活動策劃 從頭到尾一手包辦

Tobe Concepts以創新的想法為基石,根據顧客的期望,由初始的構思﹑設計和製作﹑線上線下的宣傳推廣,到活動的管理和策劃﹑制定後備方案,以至事後的收拾工作和成效評估,都由他們一手包辦,遂能創造出令客戶滿意的作品。

旺季時分,每個項目從事前構思到後期宣傳,可能只有短短一個月去籌辦,但由於Tobe Concepts擁有一條龍產業鏈,所有溝通在團隊內部完成而不涉及外判商,大大減低時間成本,同時避免出錯或遺漏的機會。「很多時候我們都會親身到現場跟進工作進度,即使時間再緊逼,也要確保項目可如期舉行。我們秉持,在紙上訂好的計劃,就是最終成果,有時甚至做出超越客戶想像的好成績。」

以誠為本 力求完美

活動策劃的工作忙碌,欠缺休息時間已是常事。但二人依然樂此不疲,滿腔熱忱:「大年初一,大家都去了拜年飲茶,我們還在通宵達旦地工作,24小時在線解決各樣問題,辛苦是少不免;但重重挑戰和變化所帶來的新鮮感,正是行業的吸引之處。每個項目和客戶的要求都不同,需要我們一直『諗計度橋』,以創新打造獨特性。加上現時盛行AR﹑VR等新科技元素,創意發揮空間變得更大。每次達到客戶要求,成功製造迴響和互動,我們就覺得滿足和『過癮』。」

Mike坦然,計劃書更改十多遍這種事經常發生,顧客也未必能接受新想法,但他們的職責就是以熱誠和耐性與顧客溝通,了解活動的目的,並在預算內盡可能滿足要求。此外,團隊也要協助顧客落實天馬行空的想法,解釋當中的可行性,為他們處理所有申請文件和工序,有難度也有成功感。「你看我們的員工都很開朗,有很高的抗壓能力,而且不怕發問和失敗。」

背後心血不可小覷

談及他們印象較深刻的項目,Vince馬上指出由Tobe Concepts協辦、源自韓國的發呆大賽。「整個項目要在兩個月內完成,我們包攬預訂場地﹑設計和製作﹑宣傳拍攝和線上推廣等工作。同時,我們需要與韓國方面緊密聯繫,既要遵守相關守則和主題,又要注入香港獨特元素,帶出背後關注情緒病的信息。時間緊湊卻要處理大量工作和細節,是個很大的挑戰。」

Mike則難忘數月前在機場舉辦的相片展覽。該項目由天文台、機場與Tobe Concepts聯手合作,需要在機場內一整條走廊營造震撼的天文現象畫面。「難處在設計大型相架時,由於該通道是一條斜路,為了安全考量,我們需要不斷計算尺寸和物料重量,另在物料運用上也面對場地本身的限制。最後我們決定把相片印在鋼化玻璃上,善用弧形和開揚的窗口位置。我們在一星期內完成佈置,打造出安全而壯觀的相片迴廊,獲得非常不俗的反應。」

目前主要負責接項目的Vince和主力在內部監督一切設計工作的Mike都對公司未來的發展滿眼期待:「我們享受幫別人從無到有地實踐意念,而屬於我們自己的夢想,就是Tobe Concepts,我們會努力實現它。」

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